ビジネスマナーとは
ここではビジネスマナーについて紹介したいと思います。
その前にビジネスマナーとは何かというものを私の解釈ではありますが、説明したいと思います。
ビジネスマナーは社会人として当たり前のことです。社会に出て恥ずかしい思いをしないためにしなくてはならないものというのもあります。
それは相手に失礼がないように判断し、行動できる力のことを示すのではないかと思います。
それを身につける糧になるように少しだけ紹介したいと思います。
冠婚葬祭
冠婚葬祭とは、人が生まれてから亡くなり、その後に行われるものまで含めた家族的催し物全般を示す言葉です。その冠婚葬祭でのビジネスマナーについて要点だけ見ていきましょう！
1.結婚披露宴の招待状
■極力参加する！
①返事は1週間以内
新郎新婦は、はがきで出欠の確認・管理をしています。人数調整などの手間もあるので、速やかに返信してください。
②欠席は理由をぼかす
理由を正直に話す必要はありません。「都合がつかない」程度の曖昧さで断わるのも、思いやりのひとつです。
2.披露宴の装い ～女性編～
■会場を彩る華になる装いに！
①会場に咲く華に
女性は2人の幸せを彩る華です。新婦より目立たない範囲で華やかな装いをするほうが良いでしょう。スーツの場合も彩りを忘れずにしましょう。
②最上級のドレスは
洋装の最上位格は、ワンピーススタイルのドレスです。基本的には、和・洋より昼・夜に気を使いましょう。例えば、昼は淑女に、夜は蝶のようにと装いを変えてみるといいでしょう。
3.受付を頼まれたら
■受付・祝辞・余興それは信頼の証
①身内の気持ちで
受付や祝辞などを頼まれるのは、「身内も同然」と信頼されているからです。最高の笑顔で役割を果たしましょう。
②細かな気配りを
事前に名簿でゲストを確認し、会場のチェックをしましょう。小さな気配りが、ゲストを幸せな気持ちにします。
4.贈答品の基本
■感謝の気持ちをあらわすいいチャンス！
①基本は会社から
ビジネスの相手に対するお中元やお歳暮は、基本的に会社から贈ることになります。一度上司に相談し、指示を仰ぎましょう。
②いきなり贈らない
品物をいきなり贈るのは失礼にあたります。事前にお礼の手紙やメールを出し、挨拶しておくのがマナーとなります。
身だしなみ・立ち振る舞い
ビジネスマナーでの身だしなみというのは、ビジネススキルといっても過言ではありません。きちんとした身だしなみは、あなたの仕事に取り組む姿勢、清潔さや誠実さ、ひいては品格にもつながります。一緒に仕事をする相手に好印象を与える必須のビジネススキルなのです。そして、ビジネスマナーでの立ち振る舞いは自然に相手に失礼のない身のこなしが出来るかというのもビジネスでは必須なものです。それらの必須スキルの基本を一緒に身に付けて行きましょう！
1.身だしなみの基本 ～男性編～
■あなたが会社の「顔」になる
①スーツは相手のために
相手への礼を尽くすための第一歩です。「社会人としての立場」と「礼儀」をスーツで表現します。
②会社の品格を守る
社外の人にとっては、あなたが会社の代表者です。その着こなしが、相手の会社からの印象を左右します。
2.身だしなみの基本 ～女性～
■「調和」を第一に考える
①女性の服はマナー
男性のスーツと違って女性の服装にはルールがありません。”マナー”として周囲との調和を考えましょう。
②3つの色で整える
ベーシック、ニュートラル、アクセント。この3つを調和させるのがコツです。
3.ネクタイの基本
■この一本で印象がガラリと変わる
①柄は無地から
チェックは遊びのスタイル、ストライブは元々学生や軍隊用です。コーディネートしやすい無地から揃えてみましょう。
②素材でも印象が違う
素材は万能なシンクから揃え、コーディネートの幅を広げましょう。
4.ウェアのお手入れ
■日頃のケアで安物スーツも上等に
①日々のケアで長持ち
スーツにはちょっとしたケアが必要です。長く着れば、体に馴染んだオンリーワン4のスーツになっていきます。
②アイロンがけは必須スキル
毎日パリッとしたシャツを着てこそ一人前です。ビジネススキルのひとつと心得ましょう。
5.メイク、ヘアスタイルの基本
■笑顔に勝るメイクはない
①ナチュラルが理想
「全パーツを完璧に」するのではありません。化粧が目立たないことこそがナチュラルメイクです。
②豊かな表情が大切
しっかりメイクをしても仏頂面ではいけません。表現の豊かな人ほど注目される存在になれます。
■汚い指で商品を持つ
①指先は必ず見られる
書類を出すとき、商品を持つとき・・・爪先が汚れで黒いとそれだけで魅力が半減します。
②商談中は気になる1本
たとえ1本でも鼻毛が出ていたら、笑いものになります。出勤前と商談前にはしっかりチェックしておきましょう。
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社内マナー・社外マナー
会社には社内でのマナーと社外でのマナーがあります。会社の人間か他社の人間かというだけで立場が違ってきます。その立場によって言葉の使い方も変わります。それがビジネスマナーとしては当たり前なのです。それらのマナーの基本について見ていきましょう！
1.仕事の基本
■いかに気持ちよく円滑に進められるか
①ルールは何のために
理由は2つあります。1つ目が仕事に関わる人たちを不快にさせないため。2つ目が効率的に仕事をするため。
②ひとりではできない
仕事は必ずチームワークが必要です。実感がなくても、自分の周りにはサポート役、監督役、応援役がいます。
2.あいさつの基本
■あいさつは誰のために
①自分のため
あいさつが相手に与える爽快感や信頼感は、働きやすい環境を生む源です。人物評価も上がって一挙両立です。
②会社のため
さわやかな笑顔と快活なあいさつは、自分の評価を上げるだけでなく、会社のイメージアップにも繋がります。
3.立ち方・お辞儀の基本
■基本動作だからこそ確実に
①美しさより実直さ
立ち姿は自分自身と会社の姿勢を印象づけます。モデルのように美しく立つより、安定感優先で実直さを前面に出します。
②状況で使い分ける
お辞儀は、相手のほか「どんな気持ちを込めるか」でも変わります。考えて使い分けましょう。
4.椅子の座り方・入退室の基本
■相手やまわりの人に配慮して
①座り方で評価が下がる
座り方は、仕事に向かう姿勢そのものです。外見から仕事ぶりの良し悪しを判断されてしまうので注意しましょう。
②入退室は相手への配慮
入退室にマナーがあるのは、室内にいる相手への配慮のためです。常に「在室中」を想定して対処しましょう。
5.ホウレンソウ
■報告・連絡・相談それが仕事の基盤
①チームワークだから
自分は実務、Aさんはアシスト、上司は決裁・・・ビジネスはチームワークです。円滑に進めるために不可欠なものです。
②経験が浅いから
入社3年までは新人も同然。経験不足から判断に迷うことも多いです。そこで失敗しないためにもホウレンソウを確実に行いましょう。
6.仕事を依頼するときの基本
■わかりやすさと気づかいの一言を
①わかりやすさ第一
5W3Hを押さえて、短文で具体的に説明しましょう。必ず質問を受け、相手の理解度を確認しましょう。
▽5W3H
When(いつ【納期・期限】),Where(どこで),Who(誰が),Why(なぜ),What(何を),How(どのように),How much(いくら【予算】),How many(いくつ【分量】)
②相手の負担を軽くする
「いつでも聞いてください」「こうすればいいよ」など、相手の負担を軽くするひと言をかけてあげましょう。
7.上司・先輩との付き合い方
■敬意を払い、信頼を得る努力を
①管理者と指導者
上司は、業務と人材の管理責任者です。先輩はもっとも自分に近い立場で社内や実務について教えてくれる先生でもあります。
②敬意をもって
上司はあなたを信頼して仕事を任せています。それに応えるには、あなたも上司を信頼し、敬意を払って接しましょう。
電話応答
ビジネスには電話応答の仕方というものがあります。その電話一本で印象が変わってしまいます。 何気なく使っている電話ですが、ビジネスマナーの電話応答がどんなものなのか見ていきましょう！
1.電話応対 ～基本～
■業務把握のため 積極的にとれ
①絶好の学びの場
電話応対するだけで、各部署の役割や社内の担当を分け、取引先や案件の進捗までわかります。業界を学ぶ最高の業務です。
②ゼロから学べ
電話を初めて扱う機器と考えて学びましょう。目の前にマニュアルを貼って対応し、先輩のやり方を見ながら覚えましょう。
2.電話応対 ～かけ方～
■たかが電話、では× 準備してからダイヤルを
①タイミングを考えて
原則、就業時間内にかけましょう。ただし、昼休みや始業直後・終業直前などの忙しい時間はできるだけ避けましょう。
②手短にわかりやすく
電話は、相手に作業を中断してもらう行為。余計な時間をとられないよう、事前に要点を整理してからかけましょう。
3.電話応答 ～取り次ぎ～
■覚えれば簡単 新人のメイン業務
①正確さが基本
名前が佐藤か加藤かだけでも大きく違います。用件はもちろん、名前も数字もきちんと聞き取り正確に伝えましょう。
②相手を待たせない
保留のまま何分も待たせないよう、スムーズに担当者へ取り次ぎましょう。または、折り返し電話する旨伝えましょう。
4.電話応答 ～担当者不在～
■不在時の対応は3パターンだけ
①不在の理由を知る
対応の仕方は不在の理由ごとにほぼ決まっています。不在理由を知れば、受け答えはさほど難しくありません。
②判断をゆだねる
「折り返しご連絡差し上げましょうか」のひと言で、「かけ直してもらう」「折り返す」「伝言」の3パターンに帰結しましょう。
5.伝言の残し方
■メモと口頭 二段構えで確実
▽伝言メモのポイント
①いつ電話があったのか
②誰宛の電話か
③どこからの電話か
④どんな用件か
⑤誰が電話を受けたか
正確にメモし、確実に伝える
敬語
敬語とは、言葉で表現する主体（書き手、話し手など）とその相手（読み手、聞き手）やその話題中の人物の社会的関係と態度を表す言語表現です。その言語表現を使い、どうビジネスに対応していくか見ていきましょう！
1.ビシネス会話の基本
■目的達成のためのビジネススキル
①必ず目的がある
企画を通す、利益を出す、相手の要望を聞き出す、・・・すべてのビジネス会話には、到達すべき目的があります。
②会社の代表として
相手にとって、自分は会社の代表者です。会社の方針を代弁していると意識して対応しましょう。
2.ビジネス敬語の基本
■自分の立ち位置を表現する便利なツール
①人間関係を表現
上司と部下、身内と外部、・・・人間関係を示すだけでなく、相手との距離を遠ざけたり近づけたりする効果があります。
②評価に直結
敬語を巧みに操ると「公的な場にふさわしい人物」と高評価です。それが人脈・成績ともに成功する、自分のための第一歩です。
▽尊敬語・・・相手に敬う
▽謙譲語・・・自分がへりくだる
▽丁寧語・・・物事を丁寧にいう
3.よく使う言い回し
■ビジネスを円滑に進める洗練された言葉
①簡潔でも礼を示せる
礼を失せず、ビジネスを円滑に進められるよう洗練されてきたのが、ビジネス上の言い回しです。
②相手との距離を縮める
相手ともっと親しくなりたいときには、ちゃっとした工夫で距離を縮められます。
4.ビジネスでの話し方
■相手の興味をいかに引くかを考えて
①キーパーソンを把握
相手が複数の場合、一番影響力の強い人を中心に考えて話します。人間関係の把握がポイントです。
②興味を引け
「売上アップ」「集客率倍増」・・・相手にメリットのあることから始めれば、ぐっと引き込めます。
5.ビジネスでの話の聞き方
■たとえポーズでも興味を示せ
①話し手をノリノリに
あいづちやうなずきなどの「聴いてるよシグナル」で興味を示すと、話し手は雄弁になります。
②理解するために問う
ビジネスの話しは、しっかりと理解することが重要です。「重要はなに？」と頭の中で問いながら聞くようにしましょう。
ビジネス文章
ビジネス文書では会社の書類やメールで表現する言葉を正しく使わなくてはいけません。どうすれば、文書を正しく使うことが出来るのかまずは基本を見ていきましょう！
1.紙文章作成の基本
■その形式にも意味がある
①勘違い防止の明文化
伝えるべき用件を確実に伝え、行き違いを防ぎましょう。
②相手との信頼を築く
きちんとした文書で、真面目さと誠実さを印象づけましょう。
③トラブル時の証拠に
トラブルの予防だけでなく、情報を正確に伝達したかの証拠能力が高いです。
2.社内文章の基本
■余計なものは一切省く
①効率優先
「仕事を中断させる時間を縮めたい」との隠れた意図があります。短時間で把握できるように件名や主文は短く、情報は簡潔かつ正確にしましょう。
②定型文不要
社内の人は身内です。最低限の敬語以外、儀礼的なあいさつなどは不要です。末文・結語も省略し、平易な文書で作成しましょう。
3.社外文書の基本
■社外文書は「会社の意思」を示すもの
①会社の品格をあらわす
自分がつくった文書も「会社の意思」として相手に伝わりましょう。会社の品格を下げぬよう、きちんと書きましょう。
②正確さが重要
日時や数量、金額の誤りは重大トラブルの元です。常に最新の情報と見比べて、正確さを期するのが基本中の基本です。
4.紙文書の決まり文句
■その都度 その場にあったものを
①暗記は不要
紙文書のあいさつは言葉は、時候や状況に合わせ、その都度選びます。アレンジは基本を修得してからにしましょう。
②相手を想定して書く
相手の人物像や立場、状況などを考えて書くことが大事です。失礼のないよう適切な言葉を選びましょう。
5.メールの基本
■便利だからこそ 基本を押さえて
①便利だから気を付けて
頻繁に使うメールだからこそ、公私の区別を厳格にしましょう。文書としての礼儀は、紙文書同様と考えよう。
②件名で興味を引こう
「いつでも見てもらえる」は「いつまでも見てもらえない」の裏返しです。重要案件では件名で注意を促しましょう。
6.FAXの基本
■上手に使えば作業効率が大幅アップ！
①重要文書や画像はNG
FAXは第3者の目にふれるものです。画像は不鮮明になるため、避けるか拡大コピーを送ります。
②送信票を忘れずに
送信票は、送信概要とあいさつ文を兼ねたものです。受信トレイ上では他社案件との区切りにもなるので、必ず送ります。
ホウレンソウ
ホウレンソウは報告・連絡・相談の略称です。会社でもよく使われているホウレンソウとはなんなのか見ていきましょう！
1.「ホウレンソウ」とは
「ホウレンソウ」はできる社員の第一歩です。確実に行いましょう。
▽報告・・・悪いことも隠さず報告
▽連絡・・・必要なことを必要な人に連絡
▽相談・・・不安になったら必ず相談
◎報告と連絡の違い
▽報告
今、起きていることや過去の結果など、「過去～現在」のことを伝える
▽連絡
これから先の予定など「未来」のことを伝える
2.報告
◎まずはスピードが重要
報告する際に、尻込みする必要がありません。初めのうちは「こんなこと・・・」と思うようなことも報告するくらいがちょどいいです。
◎トラブルのときの報告
■悪い内容こそ、最優先
ビジネスの場では、時間はシビアに流れていきます。報告が滞ったことで、取り返しのつかないことにもなりかねません。反省は報告後で充分です。まずは会社の不利益にならぬよう、迅速に報告すべきです。ミスや報告しづらいことなど、自分が言いにくい事柄こそ上司の求めている報告、と心得ましょう。
3.連絡
連絡とは、相手に届いてこそのものです。ちゃんと相手に届いたか確認しなければ意味はありません。重要な内容の場合は、必ず後で本人に口頭で確認を取るようにしましょう。
4.相談
■わかりやすい指示を仰ぐには
◎コミュニケーションの密度が大切
同世代との付き合いだけでなく、幅広い世代とコミュニケーションをとっていきましょう。そして、人間性向上のためにも上司や先輩と仲良くなり、自分の幅を広げましょう。
◎年長者ともコミュニケーションを
年長者ともこまめにコミュニケーションを取ることで、わかりやすい答えをくれる相談相手という、得難い財産を増やすことができます。
プライベート
プライベートでも社内・社外の方とのお付き合いがあるかと思います。では、どう付き合っていけばいいでしょうか？まず基本的な対応を見ていきましょう！プライベートでもうまく付き合っていくにはどうすればいいのかと思われている方も是非見てください！
1.酒席に誘われた
アフター5のお酒の付き合いは義務ではありませんが、得られるメリットの大きさを考えれば積極的に参加すべきです。自分とは違う世代と親睦を深められることはもちろん、業務中ではできないような深い話をするチャンスなのです。上司や先輩方の経験談や失敗談、アドバイスなどは、普段はなかなか入手できない貴重な情報です。参加の際は、できるだけ多く色々な話ができるように心がけましょう。
接待は、単なる酒席や遊びとは違い、あくまでも、会社のお金を使った「投資」と考えます。費したコストを上回るリターンが必要です。相手の嗜好や人となりを調べ、成功のために入念な準備をしましょう。
3.接待される
接待の申し出を受けたら、相手がなにを望んでいるかを見極めましょう。会社同士の繋がりを深める「業務」ですから、誘われても即答は避け、上司に報告して判断を仰ぎます。
◎誘われたときのマナー
▽行くとき
・手土産を持っていく
・長時間滞在しない
・約束の時間より早く行かない
▽断わるとき
・事前にキャンセルしない
・行けない理由を告げ、残念な気持ちを伝える
・他の人がいる前で「先日のお誘いなのですが・・・」などと切り出さない
4.プライベートな報告
プライベートな部分が仕事に影響を及ぼす場合、いたずらにうわさ話のターゲットにならないように、そしてまた急に申し出て仕事に影響がでないように、時期をはかることが必要です。
▽報告する順番
①直属の上司
②所属長
③社長
④同僚（先輩・後輩を含む）